Ter um controle de estoque significa ter uma gestão eficiente das mercadorias durante a vida útil delas. Esse controle é essencial para garantir uma maior previsibilidade dos insumos, evitar desperdícios e erros comuns, como a falta de algum item, estoque além do necessário, mercadoria com prazo de validade vencido e outros.
Como funciona o controle de estoque
O nível de estoque de produtos e ingredientes no sistema Deli é atualizado automaticamente à medida que novas vendas e/ou despesas vão sendo adicionadas. Mas, se necessário, é possível realizar ajustes manuais.
⚠️ Atenção: o sistema irá considerar para o controle apenas aqueles produtos e ingredientes que tiverem marcado a opção "controle de estoque" como "ativa".
Como ativar o controle de estoque em um produto
Para ativar o controle de estoque de um produto, siga o passo a passo abaixo:
Entre ne seção produtos
Selecione um produto
Na próxima janela, marque a opção Controle de estoque
Nessa janela é possível ainda escolher qual o fornecedor desse produto e se quer permitir ou não vender ele sem estoque.
Como visualizar o controle de estoque
Para ver mais detalhes sobre o seu controle de estoque, basta entrar na seção Produtos e clicar em Controle de Estoque no menu.
Nessa área você verá todos os produtos e ingredientes que têm a opção ativada. Além disso, também é possível aplicar alguns filtros de visualização, como: fornecedor, categorias de produtos, categorias de ingredientes, disponível, pouco estoque, esgotados e sem estoque definido.
Produtos disponíveis: estarão sinalizados em verde
Produtos esgotados: estarão sinalizados em vermelho
Produtos com pouco estoque: estarão sinalizados em amarelo
Alterações no volume de estoque
O nível de estoque pode aumentar quando:
Há uma importação em massa de estoque
São feitos ajustes manuais dentro do sistema
Uma venda é cancelada
E o nível de estoque pode diminuir quando:
É adicionada uma nova venda
Há uma importação em massa de estoque
São feitos ajustes manuais dentro do sistema
É registrado algum cancelamentos de despesas
Criar despesas: aumento automático do estoque
Ao registrar uma nova despesa, é possível adicionar detalhes sobre a mercadoria comprada, como quantidade e custo total. Essas informações são necessárias para um controle correto. Ao salvar, o nível de estoque será alterado automaticamente e a alteração ficará registrada na seção Movimentação de estoque.
💡 Dica: para saber como criar despesas dentro do sistema, você poderá ler o seguinte artigo: criar despesas passo a passo.
Adicionar vendas: diminuição automática do estoque
Ao registrar vendas de produtos que tenham a opção "controle de estoque" ativa, a baixa desses insumos será automaticamente refletida no controle de estoque. Essa ação ficará registrada dentro da seção movimentação de estoque.
Como fazer ajustes manuais no estoque
Caso seja necessário realizar algum tipo de ajuste na informação de estoque adicionada no sistema, será mais fácil fazer manualmente, editando cada produto e/ou ingrediente, quando esses dados foram adicionados individualmente.
Para fazer um ajuste manual no estoque, siga os passos abaixo:
Entre na seção Produtos
Clique em Controle de Estoque
Clique no produto ou ingrediente que deseja alterar
Clique em Editar
Faça as alterações desejadas. Elas estarão divididas em:
Estoque: número disponível em estoque
Estoque mínimo: quantidade mínima de estoque que o sistema deverá considerar para criar um alerta de que determinado insumo está próximo de acabar
Comentário: campo para inserir registros/comentários
Clique em Salvar
Depois de salvar as alterações, o nível de estoque dos seus produtos irá aumentar ou diminuir, de acordo com o ajuste feito. Essa movimentação ficará registrada como "Configuração manual" dentro da seção seção Movimentação de estoque.
Cancelamentos de vendas ou de despesas
Os "cancelamentos" dentro do sistema servem para reverter o nível de estoque para o estado original. Eles podem ser feitos para vendas ou despesas e serão visualizados dentro da seção Movimentação de Estoque. Veja a diferença entre eles:
Cancelar uma venda: o estoque irá aumentar e o movimento será registrado como "Venda cancelada" ou "Adição cancelada"
Cancelar uma despesa: neste caso, o estoque irá diminuir e o movimento será registrado como "Despesa cancelada" ou "Detalhe de despesa cancelada"
Produtos com receitas: como o estoque é calculado
Existem duas maneiras de fazer o controle de estoque para produtos com receita adicionada, ou seja, aqueles que têm ingredientes associados: por produtos feitos no momento ou por produtos feitos com antecipação.
Produtos feitos no momento:
Nesse caso, os ingredientes associados ao produto irão diminuir a medida que vão sendo utilizados. É importante certificar-se de que o produto não tenha nenhum valor de estoque atribuído. O campo "estoque" deve estar "vazio" ou seja, será mostrado um hífen, em vez de unidade, dentro de controle de estoque.
⚠️ Atenção: estoque vazio ("-") não é a mesma coisa que estoque zero ("0").
Dessa forma, o sistema irá calcular automaticamente o nível de "estoque a preparar", ou seja, irá mostrar em "disponível" a quantidade de produtos que poderão ser feitos de acordo com o estoque de ingredientes associados a ele. O mesmo acontecerá em casos que os ingredientes tenham sub-ingredientes associados.
A imagem abaixo mostra como deve estar configurado em: pizza muzarella e produto exemplo.
Produtos feitos com antecipação:
Já quando os produtos são preparados com antecipação, os ingredientes associados deverão diminuir imediatamente após a preparação. É importante atualizar manualmente a quantidade de produto assim que novas unidades tenham sido preparadas.
Feito isso, os ingredientes associados irão diminuir automaticamente no estoque, já que o sistema entende que foram utilizados. O desconto será feito proporcional à quantidade de ingredientes que compõe o produto.
Desperdícios: como usar essa função do controle de estoque
O sistema também permite fazer o registro de desperdícios ou perdas no estoque de produtos devido a danos, data de expiração ou outro.
⚠️ Atenção: é necessário que o produto ou ingrediente tenha estoque adicionado para que se possa registrar um desperdício, caso contrário, será mostrada uma mensagem de erro.
Passo a passo para registrar uma perda/desperdício:
Na seção Produtos, entre em Controle de Estoque
Selecione um produto
Clique em Editar
Clique em Cadastrar desperdício
Defina a porcentagem de desperdício preenchendo a caixinha "Perda %"
Clique em Salvar
Repita o processo com todos os ingredientes que quiser cadastrar desperdício
💡 Dica: para mais detalhes, leia o artigo: Como registrar desperdícios.
A partir de agora, esse desperdício ficará registrado na seção movimentação de estoque e poderá ser visto no detalhe ao clicar nele. O estoque o produto será descontado automaticamente.